商工会連合会様 ・商工会様の声

商工会連合会様


福岡県商工会連合会 支援部 運営支援課
商工イントラを導入したきっかけは、当時使用していた基幹システムがいまひとつ使いにくかったため、「何か良いシステムはないか」と考えていたところ、県内商工会にて利用されていた本システムに注目した、と前任者より聞いております。
実際に県内統一で導入してからは、その使いやすさや見やすさにより、システム移行の戸惑いがかなり少なかった感じがします。さらに、「もっとこういう機能があれば良いのに」という細かい要望にまで適宜対応しアップデートされたことで、現在は移行当初よりもさらに使い勝手の良いシステムになっております。
具体的には、3つの点においてメリットがありました。
まずは県連合会のメリットとして、商工会特有である国や県に対するデータ報告業務が楽になったこと。以前のシステムでもデータ蓄積や集計は出来ましたが、本システムではカルテ等において入力した実績が、集計機能を使うことで必要な条件(例:四半期ごと、年度ごと)で必要な様式(国や県のエクセルフォーム等)に変換されて出力されます。これにより、集計出力後の無駄な作業は一切なく、報告へと利用することができるようになりました。
次に商工会のメリットとして、商工会業務に実際に使用できる機能が満載であること。会員情報を入力したデータがあれば、そこから会費請求業務、融資管理業務、DM発送業務など様々な機能へと活用できます。例えば、定例業務である会費の請求書は条件を指定するだけで請求書作成および印刷が本システムで可能です。また、会費の納付済、未納といった管理業務もできます。他には融資のデータ蓄積を行うだけでなく、必要事項が入力されていれば融資斡旋書類(一部)をボタン一つで作成することも可能です。さらにはDM発送のための宛名シール印刷機能も簡単です。
最後に、それまで複数システムに渡っていた範囲の業務を、本システムで一元的にカバーできるようになったことが最大のメリットです。県連合会からの文書掲示板システム、職員の勤怠および出張等管理システム、会員事業所に関するシステムなどが現在は全て本システム1本にて実現しています。実は、全国連の基幹システムへと事業所情報を連動させているため、各職員が全国連の基幹システムを修正する必要は一切ありません。利用者も、1つのシステムのIDとパスの管理で済み、1つのシステムの入力方法だけ覚えれば良いので、殆どの業務を1本に集約することで作業効率化に繋がっています。
現在も、様々な機能要望に対応していただいています。例えば、指導実績の「1巡回・複数指導登録」機能を充実させ、「1巡回・複数指導登録」により巡回回数の実質数を確認でき、従来の「1巡回・1指導」での延数も確認できます。また、経営発達支援計画の報告業務にも対応していただいています。
今後も、更に使い勝手の良いシステムになっていくことだろうと思います。

鳥取県商工会連合会 総務部
集計の数値を正確にしたい、カルテや事業所登録機能を使いやすくしてほしい、経営支援情報をシステムで活用したい、読込処理を早くしてほしい…
「すいません、基幹システムではできません」―――上記のやり取り、各県連情報担当職員様ならご経験があるかと思います。
ITによる経営支援情報活用や業務効率化が叫ばれる中、商工会業務の根幹たる基幹システムがこんな状態ではいけない。組織全体の重要課題として、数年に渡って、基幹システム刷新を検討していました。

代替となる事業者情報管理システムはいくつかあり、大手ベンダーによる汎用システムと、県連が独自に組み上げたシステムに大別されます。しかし、それぞれに問題がありました。
大手ベンダーの汎用システムは、機能改修に係る費用や時間がかかるため、結局、全国連基幹システムと同じ問題を抱えそうでした。県連独自システムは、他県展開が想定されていなかったり、独自仕様が当会運用に合わなかったりと、導入のハードルが高すぎました。

そんな折、福岡県連様よりご紹介いただいたクレオフォートソリューションズ社様の「商工イントラシステム」は異色でした。商工イントラは「単会が独自に組み上げたシステム」だったからです。
徹底的に、商工会単会職員の実務に寄り添って作られています。親切で分かりやすい機能と動作スピードは、間違いなく業務改善になると一目で確信しました。同時に、現場の意見を柔軟・迅速に反映できる技術力と対応力があることも分かりました。
さらに、独自システムなのに導入のハードルが低かったのです。それは「単会から福岡県商工会全体及び県連合会様への展開」という、疑似的な他県展開実績があり、手順が確立されていたためです。
さらにさらに、経営発達支援報告機能を持つため、伴走型補助金の対象となります。ただでさえ安価な利用料に補助も加わり「導入しない理由がない!」状態になり、正式に採用させていただきました。

導入時には、当会の独自運用に合わせた機能追加と、県下全体の管理集計機能強化に係るシステム改修をしていただきました。これにより、鳥取県独自の産業支援センター体制にも完璧に対応し、県下全体に係る管理集計機能が強化されました。商工イントラに施した改修は、利用県連全てに共有されますので、当会追加機能は他県連様にもご活用いただけます。不要な機能は非表示にも可能です。
データ移行は、全国連基幹システムから出力できるCSVデータを提供すればよく、当会とクレオフォートソリューションズ社の二者間で完結しました。

導入後の効果は素晴らしいの一言に尽きます。
単会職員からは「動作が早い、カルテ入力を後回しにすることが減った」「検索がとてもしやすい。電話番号でもなんでも引っかかってくれる」「必要な集計をすぐだせる」「直感的に使える」等の声を多数いただいてます。結果的に、情報担当への問い合わせ電話がとても減りました。
県連職員からは「県下全体の情報管理やデータ集計が格段にしやすくなった」「発展的な情報分析活用に着手できるようになった」「システム活用をした施策を考えやすくなった」等の声をいただいています。利便向上も勿論ですが、システムを使った新しい取り組みが可能になったこと自体が最も大きいと思います。
これらはクレオフォートソリューションズ社の技術力と対応力の高さがあってこそ実現できるものです。情報連携はビジネスチャットツールを使って随時連絡でき、不具合や要望のやりとりをリアルタイムに実施できています。導入県連同士の連携手段にもなるので、情報交換や相談もしやすい副次効果もございます。

商工イントラシステムは、事業者支援及び業務効率化に必ず役立つものとして、自信を持ってお勧めいたします。

商工会様


画面操作が楽になり、事務管理の時間が短縮できた。実績報告、実態調査は、従来カルテ集計は年度末にしかやっておらず、その他実績報告を含め1週間程度要していたが、ほぼ1日で終了するまでになった。また実態調査においても、事業所情報を整備しておけば、件数把握は数分で終わる。


会員情報だけでなく、スケジュール管理、出張復命書等の作成、業務日誌、雇用保険の管理(未使用・今後使用を検討中)などが、1つのシステムで対応していて便利。


事業所毎の情報、カルテの確認が数十秒で可能になったため、会員さんからの問い合わせにお待たせすることなく返答できるようになった。


必要な情報をcsv出力できるため、名簿作りが自由なレイアウトで簡単にできるようになった。


経営改善貸付の推薦書作成もデータ化されているため、手書きしていた頃よりも、推薦書作成にかけていた時間が大きく短縮され、早急な資金需要に対応する事ができるようになった。


「業務システム=使いにくくて、変わらない」という概念がありましたが、劇的に変わるツールと思います。『仕事を、楽に、すぐに片付く』ことを第一に考えられた、現場の意見で『常に改善』される商工イントラは、導入してとてもよかったと思います。


現場からのアイデアを組み込んで進化・成長していくシステムであるという点、しかもその対応速度が速いという事がとても素晴らしい。