商工会連合会様 ・商工会様の声

福岡県商工会連合会　支援部　運営支援課
商工イントラを導入したきっかけは、当時使用していた基幹システムがいまひとつ使いにくかったため、「何か良いシステムはないか」と考えていたところ、県内商工会にて利用されていた本システムに注目した、と前任者より聞いております。
実際に県内統一で導入してからは、その使いやすさや見やすさにより、システム移行の戸惑いがかなり少なかった感じがします。さらに、「もっとこういう機能があれば良いのに」という細かい要望にまで適宜対応しアップデートされたことで、現在は移行当初よりもさらに使い勝手の良いシステムになっております。
具体的には、３つの点においてメリットがありました。
まずは県連合会のメリットとして、商工会特有である国や県に対するデータ報告業務が楽になったこと。以前のシステムでもデータ蓄積や集計は出来ましたが、本システムではカルテ等において入力した実績が、集計機能を使うことで必要な条件（例：四半期ごと、年度ごと）で必要な様式（国や県のエクセルフォーム等）に変換されて出力されます。これにより、集計出力後の無駄な作業は一切なく、報告へと利用することができるようになりました。
次に商工会のメリットとして、商工会業務に実際に使用できる機能が満載であること。会員情報を入力したデータがあれば、そこから会費請求業務、融資管理業務、DM発送業務など様々な機能へと活用できます。例えば、定例業務である会費の請求書は条件を指定するだけで請求書作成および印刷が本システムで可能です。また、会費の納付済、未納といった管理業務もできます。他には融資のデータ蓄積を行うだけでなく、必要事項が入力されていれば融資斡旋書類（一部）をボタン一つで作成することも可能です。さらにはDM発送のための宛名シール印刷機能も簡単です。
最後に、それまで複数システムに渡っていた範囲の業務を、本システムで一元的にカバーできるようになったことが最大のメリットです。県連合会からの文書掲示板システム、職員の勤怠および出張等管理システム、会員事業所に関するシステムなどが現在は全て本システム１本にて実現しています。実は、全国連の基幹システムへと事業所情報を連動させているため、各職員が全国連の基幹システムを修正する必要は一切ありません。利用者も、１つのシステムのIDとパスの管理で済み、１つのシステムの入力方法だけ覚えれば良いので、殆どの業務を１本に集約することで作業効率化に繋がっています。
現在も、様々な機能要望に対応していただいています。例えば、指導実績の「１巡回・複数指導登録」機能を充実させ、「１巡回・複数指導登録」により巡回回数の実質数を確認でき、従来の「１巡回・１指導」での延数も確認できます。また、経営発達支援計画の報告業務にも対応していただいています。
今後も、更に使い勝手の良いシステムになっていくことだろうと思います。

鳥取県商工会連合会　総務部
集計の数値を正確にしたい、カルテや事業所登録機能を使いやすくしてほしい、経営支援情報をシステムで活用したい、読込処理を早くしてほしい…
「すいません、基幹システムではできません」―――上記のやり取り、各県連情報担当職員様ならご経験があるかと思います。
ITによる経営支援情報活用や業務効率化が叫ばれる中、商工会業務の根幹たる基幹システムがこんな状態ではいけない。組織全体の重要課題として、数年に渡って、基幹システム刷新を検討していました。

代替となる事業者情報管理システムはいくつかあり、大手ベンダーによる汎用システムと、県連が独自に組み上げたシステムに大別されます。しかし、それぞれに問題がありました。
大手ベンダーの汎用システムは、機能改修に係る費用や時間がかかるため、結局、全国連基幹システムと同じ問題を抱えそうでした。県連独自システムは、他県展開が想定されていなかったり、独自仕様が当会運用に合わなかったりと、導入のハードルが高すぎました。

そんな折、福岡県連様よりご紹介いただいたクレオフォートソリューションズ社様の「商工イントラシステム」は異色でした。商工イントラは「単会が独自に組み上げたシステム」だったからです。
徹底的に、商工会単会職員の実務に寄り添って作られています。親切で分かりやすい機能と動作スピードは、間違いなく業務改善になると一目で確信しました。同時に、現場の意見を柔軟・迅速に反映できる技術力と対応力があることも分かりました。
さらに、独自システムなのに導入のハードルが低かったのです。それは「単会から福岡県商工会全体及び県連合会様への展開」という、疑似的な他県展開実績があり、手順が確立されていたためです。
さらにさらに、経営発達支援報告機能を持つため、伴走型補助金の対象となります。ただでさえ安価な利用料に補助も加わり「導入しない理由がない！」状態になり、正式に採用させていただきました。

導入時には、当会の独自運用に合わせた機能追加と、県下全体の管理集計機能強化に係るシステム改修をしていただきました。これにより、鳥取県独自の産業支援センター体制にも完璧に対応し、県下全体に係る管理集計機能が強化されました。商工イントラに施した改修は、利用県連全てに共有されますので、当会追加機能は他県連様にもご活用いただけます。不要な機能は非表示にも可能です。
データ移行は、全国連基幹システムから出力できるCSVデータを提供すればよく、当会とクレオフォートソリューションズ社の二者間で完結しました。

導入後の効果は素晴らしいの一言に尽きます。
単会職員からは「動作が早い、カルテ入力を後回しにすることが減った」「検索がとてもしやすい。電話番号でもなんでも引っかかってくれる」「必要な集計をすぐだせる」「直感的に使える」等の声を多数いただいてます。結果的に、情報担当への問い合わせ電話がとても減りました。
県連職員からは「県下全体の情報管理やデータ集計が格段にしやすくなった」「発展的な情報分析活用に着手できるようになった」「システム活用をした施策を考えやすくなった」等の声をいただいています。利便向上も勿論ですが、システムを使った新しい取り組みが可能になったこと自体が最も大きいと思います。
これらはクレオフォートソリューションズ社の技術力と対応力の高さがあってこそ実現できるものです。情報連携はビジネスチャットツールを使って随時連絡でき、不具合や要望のやりとりをリアルタイムに実施できています。導入県連同士の連携手段にもなるので、情報交換や相談もしやすい副次効果もございます。

商工イントラシステムは、事業者支援及び業務効率化に必ず役立つものとして、自信を持ってお勧めいたします。

静岡県商工会連合会　事務局長付　情報化推進担当専門委員
　令和2年１月以降の新型コロナウイルス感染症による経済活動への悪影響が国内で深刻化する中で、我々静岡県の商工会職員にとっても前例のない給付金等支援サポートや無利子融資の相談支援など、矢継ぎ早に展開される国、県、市町のコロナ関連の経済対策への対応が困難を極め、商工会や県連合会の職員業務が大幅に増加し、日常の事務処理を如何に効率よく処理するかが重要な課題でした。
商工イントラ導入前までの本県においては、全国連の基幹システムと民間会社が開発した経営発達報告の管理ができるクラウドサービスを併用し、経営改善普及事業と経営発達支援事業の実績管理し、国や県へ実績報告を行ってまいりました。
　しかしながら、データが連動しない２つのシステムを併用することで、各商工会においては経営指導員等が日常業務で無駄が多く、経営支援実績の管理が効率よくできないと現場から多くの不満の声がありました。
　機能が重複したシステムを併用するデメリットを具体的にあげると

1. 事業所マスタ（台帳）を２つのシステムで管理しなければならず、データは一致させる必要があるものの差分抽出などはシステム化されておらず連携しないため管理の手間が増えました。
2. 経営発達支援など重要な支援案件内容を２つのシステムに別々に入力しなければなりません。
3. ２つのシステムで推奨するWEBブラウザがそれぞれ異なっており、特に新しく導入したサービスは機能、操作手順や処理ルール等を指導員以外の職員が容易に理解できませんでした。
4. ＷＥＢブラウザ「ＩＥ」標準の基幹システムについては、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のサポート期限終了の問題もあり、いつまで業務利用していいのか、他の業務に悪影響がないか心配する意見もありました。　

　そんな中で、鳥取県商工会連合会の公式ＨＰにあるバナー広告が目に留まり、“商工会のＤＸ”というワードに惹かれシステム会社にメールで資料請求しました。
また、運用する福岡県連、鳥取県連の担当者の方に電話で問い合わせ、丁寧な説明をしていただき、すぐに「試用評価したい」と考えました。
決算・確定申告指導で忙しい時期でしたが、県内の経営指導員有志に協力してもらい、約10日間の試用期間を設けていただきテストした結果、すべての商工会から「是非導入したい」という評価を得ました。
　商工会や連合会で働く職員にとって効率よい業務を支える基幹系システムとして相応しい商工イントラを是非導入したい！と呼びかけ、県下の多くの経営指導員からも応援いただき、県連合会の迅速なる決定により令和4年度の商工イントラ導入の運びとなりました。現状を改善しようと応援してくれた県下の経営指導員と県連合会役職員に心から感謝しております。
　余談ですが、システムを移行することは良い意味でも悪い意味でも相当なエネルギーを必要としますし、できることなら現状のシステムを維持する方が職員、組織全体にとって楽かもしれません。
しかしながら、日常業務における事務処理の課題を改善したいという多くの現場の声を重く受け止め、次年度に伴走型補助金を申請して商工イントラへ移行することを事務局案として固め、これを実現するために「なぜ商工イントラを導入するのか」を内部にわかりやすく、説得力ある理由を明確に示す必要がありました。
　これを読んでくれた皆様においても「自分の県でも導入したいけどどうしようか？」と悩むかもしれません。そんな時に静岡県連が採用を決断した背景は
　・商工会の現場から成長した「商工イントラ」は商工会や連合会職員ファーストのシステムである。
　・システム会社は福岡県にあり「静岡県に営業拠点がなく、何かあっても運用に問題はないか？」
と懸念されたが、この会社に託そうと決断して先行導入した他県連の稼働実績等を十分に信頼できるシステムである。
　・複数システムの掛け持ちによる処理時間、維持コストを削減し、県下全体の商工会業務の効率化と経費削減を実現できるシステムである。
　・社長が「商工会に不自由さを感じさせたくない」と強い信念をもち、採用県連共通の要望を対応可能な限り、速やかに機能を見直し“常に進化中の商工会基幹業務システム”である。
　これらの4点を踏まえ商工イントラ採用を資料請求から約１か月の間に決定しました。
　経営カルテと経営発達報告の実績管理に悩む全国の商工会、連合会の職員皆さんへ、商工会独自の業務を各段と楽にさせてくれる「商工イントラ」を共に利用し発展させ更なるＤＸを実現しませんか！

岩手県商工会連合会 企業支援グループ
<導入検討のきっかけ>
　新型コロナウイルス感染症の影響やデジタル化の急速な進展等により、商工会では、変革へ挑戦する会員等に対し、ワンストップ型支援の強化を図り、強力且つ効率的に支援する必要がありました。
　しかし、新型コロナウイルス感染症の影響に対応するための中小企業等支援施策の対応を始め、事務量が大幅に増大していたことから、日常の事務処理を如何に効率化し、これまで以上に経営状況分析や事業計画策定、フォローアップ等に従事する時間を確保することが課題でした。
　また、従前より抱えていた課題として、「データが分散・重複している業務システムの統一 化」、「職員が異動先で困らないよう業務システムの統一化」、「日常業務のIT化」がありました。
　そのため、商工会業務の根幹である基幹システムを第一に刷新することが必要であると考えてきました。

<導入・本運用までの経緯>
　令和3年春、福岡県連様と鳥取県連様より、「商工イントラ」を紹介いただき、ベンダーであるクレオフォートソリューションズ様との対話、県連でのシステム動作の検証等を重ねた後、 全商工会でのテスト運用を経て令和4年12月から本運用を開始しました。
　導入に至った主な理由は、商工会職員の業務実態に即した運用を可能にするシステムの機能面とベンダーの商工会業務に対する理解度の高さです。
　また、対話等を通し、システム運用する際に「ベンダーからの提案」と「短時間での問題解決」が得られることを確信できたことも大きな要因です。

<システムのオススメポイント>
・ 職員の業務工程や思考に即している
元々、福岡県の単会が独自に組み上げたシステムであり、商工会職員の実務に寄り添って作られています。
そのため、「事務処理を行った画面から遷移できる機能(画面)」が職員の実際の業務工程や思考に即しています。
・ 直感的な画面操作が可能
・ 合理的な運用ルールの作成が可能
「どのような登録内容であれば、集計に反映されないか」等、非常に合理的でわかりやすいため、県連・単会ともに納得したルールを設けて運用できます。
・ 集計データの応用範囲の拡大
会員基本情報等をしっかり整備することにより、国・県に対する報告は勿論、様々な独自項目の集計が可能です。
・ 県連での全商工会における各種支援実績の一括把握が可能
・ イニシャルコストとランニングコストのいずれも伴走型補助金の対象経費

<ベンダーのオススメポイント>
・ クレオフォートソリューションズ様は、県連・単会の意見を汲んだ機能追加・改修を迅速に行う確かな技術力と対応力、そして提案力を持たれています。

<導入後の効果>
・ 単会職員から
40代経営指導員と 20代経営支援員からは「使いやすい」との声が多く、30代経営指導員からは「事務処理の所要時間の短縮が図られた」との声をいただいております。
具体的には、「指導カルテと経営発達支援活動との紐づけ作業が簡単である」、「業務 集計の機能が一元管理できるため、時短が可能となった」、「前システムより操作性がよいため、処理時間の短縮につながっている」、「事業所状況が確認しやすいため、自分の担当でない事業所の情報も確認しやすい」等です。
・ 県連職員から
「県内全体のデータ集計が楽になった」、「出力データを応用した活用ができるようになった」等、大変好評です。

　ちなみに、本県では、国と県それぞれに対し、開発元が異なる2つのシステム(県への実 績報告ではシステム A、国への実績報告ではシステム B)を用いて、事業者支援の実績報告を行っていました。
しかし、両システムは、職員が入力すべき項目や内容は酷似しているものの、集計対象 (定義を含む)や操作手順、動作環境が違うという難点がありました。
　その結果、単会職員は両システムへの入力作業や集計に時間を取られ、本来行うべき経営改善普及事業の効率化が図れず、県連職員は両システム間の入力情報の差異から発生するエラー対応に膨大な時間を割く状況になっていました。

　商工イントラ導入により、2システムで行っていた作業を1システムで完結できるようになったことで、先日、国への支援実績報告を単会・県連ともにスムーズに終えることができました。

本県と同じような悩みを抱えていらっしゃる県連様にとって、商工イントラはもってこいのシステムです。
　商工会職員の日常業務の事務処理を効率化し、これまで以上に事業者支援に従事する時間の確保が可能になります!